Exemple de lettre de prospection pour une agence de communication (Suisse)

La lettre : une société qui vient de changer de nom#

Déclencheur : nouvelle raison sociale publiée dans la FOSC (mutation HR02, indicateur « nom »). Dans l'échantillon de 300 mutations genevoises et vaudoises relevé par Lettro, 3 % portaient sur la raison sociale : peu de cas, mais chacun a une annonce à faire. En septembre 2026, 151 sociétés romandes ont publié un nouveau nom, selon la mesure Lettro. La lettre ne propose donc pas de créer le nom, mais de le faire connaître.

Ce que fait chaque passage#

• L'objet promet un résultat pour le lecteur, être reconnu sous son nouveau nom, et non une offre d'agence.
• « Un nom se vote en une assemblée » reconnaît que la décision est prise. La lettre ne discute ni le nom ni le logo : elle arrive après, et le dit.
• Les trois publics (clients, fournisseurs, équipe) sont déjà le plan de l'annonce, en une phrase. Le lecteur voit que vous avez compris son problème avant de vous avoir parlé.
• « l'ancien nom continue de circuler » donne la raison d'agir maintenant, sans menace et sans chiffre invérifiable.
• La lettre d'annonce est la prestation d'entrée : petite, utile tout de suite, et elle montre votre plume mieux qu'une plaquette. Elle ouvre la suite : la communication à l'équipe, le communiqué à la presse locale, l'ordre de la bascule, puis la communication de l'année.
• Le P.S. désamorce l'objection « nous avons déjà une agence ». Vous ne prenez la place de personne, et vous montrez que vous savez travailler avec la charte d'un autre.

Avant d'envoyer : lire les deux noms#

La publication donne l'ancienne et la nouvelle raison sociale. Lisez-les, puis passez deux minutes sur le site de la société. Retirez de la liste :

• les sociétés « en liquidation » : une société dissoute garde sa raison sociale, à laquelle s'ajoutent ces mots (CO art. 739, applicable à la Sàrl par l'art. 826 al. 2). Ce n'est pas un nouveau nom, et ce n'est pas un client ;
• les changements de forme seule : une Sàrl devenue SA change de suffixe, pas de marque ;
• les filiales renommées par leur groupe : la nouvelle identité vient du siège, avec son agence et ses gabarits ;
• les sociétés qui ont tout fait : nouveau logo sur le site, annonce publiée, signatures à jour. Gardez-les pour une autre occasion, un anniversaire par exemple.

Lettro regroupe les changements de nom par canton sur sa page de suivi.

Deux autres accroches#

Le corps de la lettre change peu : seuls les deux premiers paragraphes suivent l'événement.

Une société qui se lance#

Un capital de 100 000 CHF ne dit rien d'une SA, puisque c'est son minimum légal ; chez une Sàrl, il signale des moyens. Comptez donc les Sàrl dès 100 000 CHF et les SA au-delà. Dans les deux cas, choisissez les sociétés dont le but social annonce des clients nombreux : un produit, un lieu, un service au public. En septembre 2026, 26 Sàrl et SA romandes se sont inscrites avec un capital au-dessus de ces seuils.

Dix ans d'inscription au registre#

L'anniversaire se prête à une lettre écrite à l'avance, quand la société a encore le temps de préparer quelque chose. Chaque année, au moins 1 388 sociétés vaudoises atteignent dix ou vingt-cinq ans d'inscription, selon la mesure Lettro. À dix ans, l'angle le plus juste est souvent l'écart entre l'image de départ et la société d'aujourd'hui.

Ce que vaut le premier mandat#

Lettro n'a pas d'estimation chiffrée pour ce métier. La lettre d'annonce est un petit mandat, et c'est voulu : il se signe sans appel d'offres ni comité. La valeur vient ensuite, avec la bascule complète, la présentation commerciale, puis la communication de l'année suivante.

Avec les hypothèses que Lettro affiche, sans garantie (2 à 4 % de réponses selon des repères américains non vérifiés en Suisse ; une réponse sur quatre qui devient cliente), une campagne de 250 lettres à 700 CHF∗ amène en moyenne 1,25 à 2,5 clients, soit 280 à 560 CHF∗ par client (calcul). Si la marge de la seule lettre d'annonce couvre ce montant, la campagne est payée avant le deuxième mandat. Faites le calcul avec vos tarifs dans le calculateur de retour sur campagne.

Les erreurs propres aux agences de communication#

• La plaquette en guise de lettre. « Stratégie, création, digital, événementiel, 360° » : le lecteur ne sait pas ce que vous feriez pour lui. Une prestation, liée à l'événement.
• Commenter le nouveau nom. Il vient d'être voté, acté chez le notaire et payé. Un avis non demandé sur le logo ferme la porte.
• L'idée de campagne en annexe. C'est un pitch que personne n'a lancé, et il ne sera pas payé.
• Signer « L'équipe ‹agence› ». Une lettre sans nom ne donne personne à appeler. Signez de la personne qui répondra au téléphone.
• Le jargon. Brand, storytelling, touchpoints, awareness : écrivez « annoncer », « être reconnu », « vos clients ».
• Écrire trois mois après. L'annonce est faite, les cartes sont imprimées, l'enseigne est posée.

Questions fréquentes#

Qui doit signer la lettre : un associé ou le commercial ?#

La personne qui dirigera le mandat, le plus souvent un associé. Un titre de « directeur commercial » annonce une vente ; un nom qui répondra au téléphone et fera le travail annonce un interlocuteur.

Combien de temps après la publication faut-il écrire ?#

Dans les deux semaines. L'inscription produit ses effets dès sa publication dans la FOSC (CO art. 936a) : c'est souvent le moment où la société bascule. Au-delà, l'annonce est peut-être déjà partie.

Et si la société a déjà annoncé son nouveau nom ?#

Ne lui proposez pas ce qu'elle a fait. Gardez-la pour une autre occasion, un lancement de produit ou un anniversaire, et notez la date dans votre fichier.

Que contient la lettre d'annonce proposée au client ?#

Le nouveau nom et l'ancien côte à côte (« anciennement… »), la date du changement, ce qui ne change pas (interlocuteurs, adresse, conditions) et ce qui change (nom sur les factures, adresses e-mail, enseigne). Une page, signée par la direction.

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